Pandemi, yeni teknoloji ve iş yapış biçimlerine yönelik farkındalığı artırdı. Elbette dijital dönüşüm sürecine de etki edecek ancak dönüşüm şirketler için hızlı bir şekilde gerçekleşmeyecek. Kademeli bir geçiş benimsenecek. Neden? Çünkü şirketlerin şu an önceliği, işi sürdürebilmek ve ayakta kalabilmek. Ayrıca “dijital dönüşüm” zaman, çaba, kaynak ve sabır ister. Zihniyet değişikliği gerektirir. Bu süreçte zihniyetimizi değiştirmek kolay değildir ancak yapabileceğimiz en güçlü şeylerden biridir.
Türkiye ekonomisini aile şirketlerinin ve kobilerin ayakta tuttuğunu varsayarsak bizi zorlayacak dönüşüm için köklü zihniyet değişikliği kolaylıkla gerçekleşmeyecek ve geleneksel iş yapış modelleri hızla terk edilmeyecektir. Pandemi döneminde birçok şirket yenilenmeye odaklanmak yerine “bekle ve izle”den yola çıkarak ertelemeyi güvenli bir yaklaşım olarak benimsemiştir. Belirsizlik temkinli davranmayı gerektirmiştir.
Ofise geri dönmek için kendini güvende hissetmeyen, aklı ile kalbi arasına sıkışan, iş güvenliği ve ücret kesintileri konusunda derin ve geçerli endişeleri olan ancak korkularını ve endişelerini iletebilecekleri hiç kimseleri olmayan çalışanların sayısı oldukça fazladır. Aylardır “fiziksel uzaklığı sağlayın” uyarısı alan insanların ofiste normal yaşamlarına dönmelerinin ya da açık ofiste çalışmalarının kolay olmayacağını kabul etmek gerekmektedir. Çalışanları ofise dönmenin güvenli olduğuna ikna etmek zaman alacaktır. Salgın sonrası işyeri geride bıraktığımız gibi görünmeyecektir.
Ofiste normal yaşama dönmeden önce çalışanlar önce güvene ihtiyaç duymaktadır. Kurumlara düşen, çalışanların korkularını gidermeye çalışmaktır. Personelle sürekli iletişim ve şeffaflık önemlidir. Çalışanları işletmenin ne yaptığından haberdar etmeli, bunun için çalışanların ofise döndüğü ilk gün en yetkili ağızdan, örneğin genel müdür ya da CEO tarafından bir karşılama mesajı yayınlanmalı, alınan tedbirler hakkında bilgi verilmeli ve herkesin tedbirlere uyması istenmelidir. Çalışanların şefkatli bir ortama döndükleri mesajı hissettirilmeli, kendilerine değer verildiği belirtilmelidir. Kriz zamanlarında, çalışanlar bir sonraki adımları öğrenmek için liderlerine bakmakta; iş ve yaşamın durmasına izin vermemek için yönergeleri takip etmektedir.
Koronavirüs (COVID-19) riskini azaltmak için alınacak önlemler:
Kurumlar kriz yönetim ekibi oluşturmalıdır.
Sağlık ve iş güvenliği ekipleriyle yakın iş birliği sağlanmalıdır.
Ofise geri dönme standartları (work place guide) oluşturulmalıdır.
COVID-19 hakkında, çalışanların istedikleri zaman erişebilecekleri güncel bir portal hazırlanmalıdır. Küresel olarak, çalışanların % 43’ü günde en az bir kez işverenlerinden bir koronavirüs güncellemesi almak istediğini belirtmiştir.
Çalışanları duygusal, zihinsel ve fiziksel sağlıklarına zaman ayırmaları için motive etmelidir.
Her yönetici, ekipleriyle sağlık ve güvenlik konularına odaklanmalı, her çalışanından geribildirim almaya teşvik edilmelidir. Yöneticilerin ekipleriyle altta yatan gerilimlere karşı hazırlıklı olması ve potansiyel çatışmayı azaltma konusunda hassas davranması sağlanmalıdır.
Kurumda hijyen bilinci oluşturulmalıdır. Uyulması gereken kurallar bir video ile çalışanlarla paylaşılmalıdır. (Örneğin şu mesajlar verilmelidir: 20 saniye boyunca sabun ve su ile elleri yıkamak, herkesi düzenli olarak yapmaya teşvik etmek. Personele hapşırdıktan veya öksürdükten sonra ellerini düzenli olarak sabun ve su kullanarak yıkamasını hatırlatmak. Ellerini yıkayacak ortamın bulunmadığı durumlarda el dezenfektanı kullanmasını teşvik etmek. Öksürürken veya hapşırırken bir mendille ağzı kapatmak daha sonra mendili bir çöp kutusuna atmak ve hemen elleri yıkamak. Elleri yüze ve göze götürmemek gibi)
Kurumun aldığı önlemler hakkında çalışanlara bilgi verilmeli ve çalışanların güvenliğine verilen öneme dair düzenli olarak bilgi iletilmelidir. Hem kısa vadeli operasyonları hem de kurum içindeki morali sürdürmek için mevcut durumu ve eylem planını iletmek etkilidir.
Kurum bir süre kapalı kaldıysa yeniden açmadan önce kapsamlı temizlik yapılmalı ve temizlik hakkında çalışanlar bilgilendirilmelidir.
Personel için el dezenfektanı kullanımı teşvik edilmeli veya pop-up el yıkama istasyonları kurulmalıdır.
Binanın kalabalıklaşmaması için girişi düzenlenmelidir.
İşverenler, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca güvenli bir işyeri sağladıklarından emin olmakla yükümlüdür. Şirketler, ofise geri dönüş çağrısıyla çalışanlar için yaygın olarak COVID-19 testlerini yapıp yapamayacaklarını araştırmalıdır.
Ofise girişlerde çalışanların ateşinin ölçülmesi sağlanmalıdır. Kızılötesi vücut sıcaklığı tarayıcıların (termal) kullanılması alternatif olarak değerlendirilmeli ve temini hakkında araştırma yapılmalıdır.
Anlaşmalı hastane araştırılmalıdır.
Çalışanların öksürük veya nefes darlığı gibi COVID-19 belirtileri olup olmadığı düzenli olarak kontrol edilmeli ve günlük veriler insan kaynaklarıyla paylaşılmalıdır.
Koronavirüs semptomları (COVID-19) gösteren personelin işe gelmemesi sağlanmalıdır.
Hastalık bulaşmış bir çalışan için hangi süreçlerin izleneceği belirlenmeli, prosedürler net olmalı ve çalışanlarla paylaşılmalıdır. Çalışanın temas ettiği tüm meslektaşları hızlı bir şekilde belirlenmeli ve bilgilendirilmelidir.
Hastalık raporlaması ve hastalık ödemesi gibi süreçler belirlenmelidir.
Tüm çalışanların iletişim numaralarının ve acil durum iletişim bilgilerinin güncel olduğundan emin olunmalıdır.
Çalışanlara düzenli olarak maske dağıtımı sağlanmalı, maske değişim süresi hakkında bilgi verilmelidir.
Geleneksel olarak gece veya hafta sonu alınan temizlik hizmetinden ziyade, gün içinde daha sık ve görünür temizlik hizmeti, tesis bünyesindeki çalışanların kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlamaktadır. Temizlik hizmetlerinin gün içinde görünür şekilde yapılması değerlendirilmelidir.
Ortak dokunulan nesneler ve yüzeyler sık sık temizlenmeli ve dezenfekte edilmelidir.
Ofise gelmesi zorunlu olmayan, işlerini evden de başarılı bir şekilde yürüten ofis çalışanlarını geri getirmek için çok hızlı hareket etmek yerine ihtiyatlı davranmalıdır.
Asansörlerin kalabalık olmaması sağlanmalı, binecek kişi sayısı belirlenmeli, uyarı yazıları ve işaretlerle desteklenmelidir.
Asansör düğmelerine koruyucular kaplanmalı ya da düğmelere temas hakkında asansör içinde uyarılar olmalıdır.
Asansörlerin girişine dairesel bir “güvenli bölge” işareti koyarak çalışanların nerede duracakları gösterilmelidir.
İşaretlerle yönlendirmeler artırılmalıdır.
Ofislerdeki ya da fabrikalardaki kafeterya, toplu sigara içme alanlarının kullanımı ya kısıtlandırılmalı ya da tamamen kaldırılmalıdır. Kafeteryalardaki oturulacak alanları kaldırmak çözüm olarak değerlendirilmelidir.
Şirketteki spor salonları kapatılmalıdır.
Çalışanların fabrikalara ve ofislere toplu girip çıkışları yerine ayrı giriş çıkışlar sağlanmalıdır.
Kapılar ya menteşelerinden çıkarılmalı ya da açık tutulmalıdır. Böylece çalışanların kapı kollarına dokunmaları engellenmelidir. Kapıların çıkarılmaması hâlinde kapı kollarına uyarı amaçlı işaretlerin konulması değerlendirilmelidir.
Çalışanların birbirine yaklaşmaktan kaçınmasına yardımcı olmak için işaretler konulmalı; insanları koridorlardan tek yönlü trafik akışına yönlendirmelidir.
Çalışanların masaları arasındaki mesafeler artırılmalıdır.
Çalışanların ortak kullanılan masalara dizüstü bilgisayarlarını veya klavyelerini koymadan önce tek kullanımlık kağıt örtüler kullanılmaları sağlanmalıdır. Toplantı odaları için de bu örtüler değerlendirilmelidir.
Çalışanlar arasında mouse veya klavye paylaşımı yasaklanmalı, paylaşılan klavyeler için tek kullanımlık plastik kapaklar kullanılmalıdır.
Tüm telefonların / klavyelerin vb. anti-viral temizleyici ile günlük olarak silinmesi sağlanmalıdır.
Vardiyaların sonunda ve başlangıcında düzenli olarak temas edilen nesnelerin ve yüzeylerin sık sık temizlenmesi ve dezenfekte edilmesi sağlanmalıdır.
Fabrikalarda kuyrukların oluşabileceği ortamlarda fiziksel uzaklık mesafesi uyarılarına yer verilmelidir.
E-form, e-posta ve e-bankacılık gibi hizmetlere ağırlık verilmeli, kağıt kullanımından kaçınmalıdır.
Çalışanların masalarındaki özel eşyalarını azaltmalarını istemek değerlendirilmeli, masalarını temiz tutmaları konularında uyarılar yapılmalıdır. Temiz masa politikası izlenmelidir.
Öğle yemeği saatinde trafik yaratmamak için yemek saatleri değiştirilmeli herkesin aynı anda yemekhaneye girişi engellenmelidir.
Yemekhanelerde ya da kurum içinde tek kullanımlık kullan-at tarzı ürünler tercih edilmelidir.
Yemekhanelerde el hijyenini ve sosyal mesafeyi teşvik eden bildirimler bu alanlara görünür bir şekilde yerleştirilmelidir.
Birbiriyle yakın temas halinde çalışanların alanları pleksiglas bariyerler ile korumalı hâle getirilmelidir.
Hijyen kurallarına uymadığı için birbirini şikâyet eden çalışanların şikayetlerini yönetmek için gerekli adımlar atılmalıdır.
Amerikan Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi CDC’nin klimaların hastalığın yayılmasında rolü olabileceğine işaret etmesi ve Çin’de karantina kaldırıldıktan sonra bir restoranda klimadan gelen güçlü hava akımının zerreciği masalar arasında dolaştırarak virüsün bir kişiden dokuz kişiye dolaştırmış olmasını aktarması, kalabalık ortamlardaki tedbirlerin artırılmasını zorunlu kılmaktadır. İşletmelerin HVAC sistemleri için görüş alması, hava sirkülasyon sistemlerini gözden geçirmesi gerekmektedir.
Otomatik kapılar ve temassız yapılacak işlemler tercih edilmelidir.
Servislerde mesafe ve hijyene dikkat edilmelidir.
Çalışanların toplu taşıma kullanma ihtiyaçları en aza indirilmeli, uzak mesafe toplantılar için video konferans teşvik edilmelidir.
Şirket araçlarının kalabalık kullanımı engellenmelidir.
Uluslararası faaliyet gösteren işletmeler, farklı ülkelerin kısıtlamalarına ve / veya yönlendirmelerine göre planlama yapmalıdır.
Okullar kapalı olduğu için çocuğu evde olan ve bakıcısı olmayan çalışanların evden çalışmaları desteklenmelidir.
Çalışanların ve ailelerinin sağlığıyla ilgili endişelerin ötesinde, pandeminin yörüngesi hala öngörülemezdir. Endüstrinin ve işlerin etkilenme şekli, piyasalardaki kilitlenmenin ne kadar süreceğini doğrudan belirler. Eğer kilitlenme mayıs sonuna kadar devam ederse, bunun farklı bir sonucu olacak ve eğer bunun ötesine uzanırsa, etki çok farklı olacaktır. Çünkü devam eden kriz, iş sürekliliği planlarını etkileyecektir. Kriz iki aydan fazla sürerse, işletmeler ilk çeyrek boyunca düşük gelire maruz kalacaktır. İşler yoluna girmeye başladığında, şirketler ve çalışanlar kendilerini güvende hissettiklerinde kapsamlı bir dönüşüm gündeme gelecektir ancak küresel ölçekte durma noktasına gelen bir ekonomi ve artan işsizlik günlerinde öncelikler farklı olacaktır. Her şeye rağmen artık biliyoruz ki dönüşüm şart.
Kurumlar için çevik olmak, işin ve çalışanların ihtiyaçlarına uygun mevcut araç ve teknolojilerden yararlanmak, zorlukları birlikte benimsemek, açıklık kültürünü teşvik etmek, önce insan demek, değişiklikleri izlemek, gerçek zamanlı yanıt vermek, kolay yön değiştirebilmek ve adaptasyon yetenekleri de işe geri dönme ve geçiş sürecini kolaylaştırmaktadır.