1- E-posta gönderdiğiniz kişilerin aklınızı okuyabileceğini varsaymayın
E-posta gönderdiğiniz konu hakkında her şeyi bilmeniz, içten dışa – alıcının/alıcıların da o kadar iyi bildiği anlamına gelmez. Mümkün olduğunca net olduğunuzdan emin olun.
2- Çok fazla emoji kullanmayın
Emojiler tonu, anlamı ve duygusal ipuçlarını ifade etmenize yardımcı olabilir. Ancak, özellikle karşınızdaki kişiyi iyi tanımıyorsanız, bir emoji patlaması, profesyonelliğinizi baltalayabilir.
3- E-postanızı göndermeden önce duygusal olarak gözden geçirin
E-posta yoluyla duygusal bir sorunu başarıyla etkisiz hale getirmek, bir sorunu alevlendirmekten daha zordur. E-postanızın istenen tonu ilettiğinden emin olmak için gönder tuşuna basmadan önce yazdıklarınızı her zaman yeniden okuyun.
4- Kendinizi aşırı duygusal hissettiğinizde asla e-posta göndermeyin
Duygusal hissettiğinizde pişman olacağınız şeyler söyleme riskini alırsınız. Bir e-posta sizi öfkeli, endişeli hissettiriyorsa, cevap yazmak için bekleyin. Cevap verdiğinizde, taslağınızı başka birinin yerindeymiş gibi tekrar okuyun. Ayrıca gönder tuşuna basmaya hazır olana kadar “Kime” alanını her zaman boş bırakın; yanlış kişilere ulaşmasının önüne geçmek için.
5- Bir şey istiyorsanız, şahsen isteyin
Bunu sağlamak özellikle hibrit ya da uzaktan çalışmada daha zor diyebilirsiniz. Unutmayın ki yüz yüze bir istek, e-postayla gönderilen bir istekten daha başarılıdır. Araştırmalar, insanların e-posta yoluyla gönderilen istekleri “güvenilmez” ve “acil olmayan” olarak gördüğünü ortaya koyuyor.