Kurumsal hayatta en sık karşılaştığımız sorunlardan biri de; departmanlar arası koordinasyonsuzluktur. Ekip yönetmekte yetersiz olan kişilerin yönetici olarak bir departmanın başında bulunması, egosuna kapılması, diğer bölümlerle çatışmasıdır. Kurumlarda her bir departman zincirin halkaları gibi birbirine bağlı iken bir departman olmadan diğeri eksik kalıyorken, parçalar birleştiğinde bütün oluşuyorken kendi cumhuriyetini ilan eden, biz olmanın gücünü kaybeden departmanlara daha sık rastlarız. Departman yöneticileri arasındaki kişisel çatışmalar da devreye girdiğinde iş birliği duygusu zayıflar, sadece ait olduğu grupla özdeşleşen çalışanlardan dolayı ürün ve hizmetlerin kalitesi düşer.
Büyük bir kozmetik şirketi, müşteri ihtiyaçlarına yönelik yeni bir ürün grubu geliştirdi. Ancak ürünler piyasaya sürülürken, ürün geliştirme ve pazarlama ekiplerinin, bu ürünleri desteklemesi gereken müşteri hizmetleri, çağrı merkezi ve dağıtım ekipleriyle yeterince yakın çalışmadığı ortaya çıktı. Bu ekipler, genel ürün geliştirme stratejisini iyi biliyorlardı, ancak diğer departmanların katkılarıyla süreç başarılı bir şekilde tamamlanacaktı. Sürece dahil edilmeyen departmanlardan dolayı ürünlerde hatalar ve ürünlerin piyasaya sürüleceği tarihte gecikmeler yaşandı. Hazırlıksız olan ekipler yüzünden yeni ürünlerin maliyeti planlanandan çok daha yüksek oldu. Örnek vakamızda olduğu gibi bugün birçok kurumda departmanlar arası iş birliği yapmada yetersizlikler görülmektedir.
Kurum yönetimi, bu tür sorunların yaşanmasını ve yükselmesini önleyerek, tüm şirketin iş akışını engelleyen durumları ortadan kaldırmak için şunları yapmalıdır:
- İç iletişim etkin hâle getirilmelidir.
- Bilgi kimsenin tekelinde değildir. Bilgiye erişim departmanlara açık bir şekilde yapılmalıdır. Örneğin; her departmanın ihtiyaç duyduğu bilgileri belirlemeli, bu önemli bilgileri departmanlar arasında paylaşmak için ortak bir alan kullanılmalıdır. Bu sayede şeffaf bir şekilde bilgiler tek bir yerde arşivlenmeli, herkese ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanmalıdır.
- Çalışanlara nasıl iletişim kuracaklarını açıklamak gerekmektedir. Çalışanlara önceliğin diğer bölümlerin kendilerine hangi bilgileri sağlayacağının değil diğer bölümlere kendilerinin hangi bilgileri sağlayacağı anlatılmalıdır.
- Çalışanları birbirine yaklaştıracak etkili takım oluşturma faaliyetleri düzenlenmelidir.
- Yöneticiler arası kişisel çatışmalar üst yönetim tarafından görmezden gelinmemelidir. İş birliği kültürü oluşturulmalıdır.
- Ofiste departmanlar arası iletişimsizliğe neden olan fiziksel koşullar gözden geçirilmelidir.
- Geri bildirim teşvik edilmelidir.
- Departmanlara ortak amaç için çalıştıkları mesajı verilmelidir.
- Departman çalışanlarının görüşlerini birbirleriyle paylaşırken rahatça konuşabilecekleri bir ortam oluşturulmalıdır.
- Departman yöneticileri örnek olarak öncülük ederek diğer bölümlerdeki yöneticilerle ilişkiler kurarak işbirlikçi bir kültür oluşturmalıdır. Bir yöneticinin düzenli olarak başka bir departmandaki bir yönetici ile çalışması gerekiyorsa, yöneticiler güçlü bir ilişki kurmak için tutarlı ve proaktif bir çaba göstermelidir.
- Departmana özel jargon ya da dil, diğer ekiplerdekileri yabancılaştırabilir ve iletişimi zorlaştırabilir. Departman çalışanları bölümler arası iletişimde kullanılan terminolojiler konusunda ortak bir anlayışa sahip olmalı, ortak bir dil geliştirmelidir.
- Departman yöneticileri sürekli kendini geliştirmeli, ekiplerine dayanışma yönünde rehberlik etmelidir.
Kurumlar departmanlar arasındaki iletişimsizlik, stres ve çatışmaları azaltmak için iletişim stratejisi geliştirmeye, pozitif iletişimi teşvik etmeye odaklanmalıdır. Zayıf ve etkisiz iletişim, işyerinde gerginlik ve sürtüşme ile sonuçlanan dedikodu ve söylentilere neden olmakta bu da departmanlar arasında düşmanlık yaratmaktadır. Üst yönetim, bu gibi sorunları ele almadığı sürece uyumlu iletişim ilişkileri olmadığı için iletişim stratejisinin geliştirilmesi anlamsızlaşmaktadır. Mobil olma, ofis dışında çalışma her geçen gün yaygınlaşırken iş birliği içinde olmanın, fikir ve veri paylaşımı yapmanın önemi de artmaktadır. Teknoloji daha önce hiç olmadığı kadar verileri birleştirmemizi ve bilgi tüketmemizi sağladığından, kurumlar sahada olanlar için sanal da olsa herkesi bir araya getirmek için kullanımı kolay, erişimi kolay bir iletişim ve iş birliği aracı sağlamalıdır. Departmanlar arası iletişimsizlik güven eksikliğine yol açmaktadır. Güçlü ilişkiler olmadan çalışanlar birbirleriyle iletişim kurmaya daha az istekli davranmaktadır.
Departman savaşlarının bir galibi yoktur. Çünkü, bir taraf kırılırsa diğer taraf çatlamaktadır. Departmanlar arası iletişimsizliğin kontrolünü ele almak için geç kalmayın. Tüm departmanlardaki iletişimi ne kadar erken iyileştirirseniz; operasyonunuz ne kadar hızlı olursa dişliler de o kadar uyumlu dönmeye başlar. Ne demiş Henry Ford: “Bir araya gelmek, bir başlangıçtır. Bir arada bulunmak, bir gelişmedir. Beraber çalışabilmek ise başarıdır.”